10. März 2021

Online-Terminbuchung integriert in die Praxis-Website

Ständig klingelt das Telefon

Kleine Dienstleistungsunternehmen haben meistens das gleiche Problem. Wenn die Dienstleitungen primär telefonisch vereinbart werden, resultiert daraus eine erhebliche Belastung für das Unternehmen.

In kleinen Zahnarztpraxen mit wenigen Behandlern wird je nach Praxiskonzept alle 10-20 Minuten ein Telefonat zur Terminvereinbarung geführt. Etwa die Hälfte davon sind Termine zur Kontrolle oder zur professionellen Zahnreinigung (PZR).  Die Mitarbeiterin an der Rezeption wird durch die Telefonate ständig aus ihrer Konzentration herausgerissen, um sich von einer Sekunde auf die andere mit ihrer ganzen Aufmerksamkeit dem Gegenüber am anderen Ende der Leitung zu widmen. Obwohl dieser chronische Stress extrem belastend ist, soll sie dabei stets professionell höflich und zugewandt sein. Die Gefahr von Fehlern und geringerer Effizienz bei den anderen Verwaltungstätigkeiten nimmt zwangsläufig erheblich zu.

Online-Terminbuchung bringt Entlastung

Abhilfe schafft hier eine Online-Terminbuchung auf der Website der Praxis. So können Patienten die Termine bequem online buchen. Die Mitarbeiterin wird deutlich entlastet, eventuell kann sogar Personal eingespart werden.

Die Online-Terminbuchung besteht aus einem Programm mit einer dazugehörigen Datenbank. Meistens ist dabei die Praxis-Website über das Menü mit einem externen Dienstleister verlinkt. Auf seinem Server wird dann das Programm ausgeführt. Die Dienstleister lassen sich das gut bezahlen. Da gibt es dann schon mal Preise von 129€ pro Behandler und Monat. Eine kleine Praxis mit zwei Behandlern bezahlt dann über 3000€ pro Jahr an das Unternehmen.

Das Programm kann aber auch direkt auf dem Server der Website ausgeführt werden, also in diese integriert sein. Das ist erheblich preiswerter. Hier gibt es sehr leistungsfähige Tools für eine einmalige Investition von etwa 200€ mit teilweise besseren Leistungen.

Die meisten teuren Tools können das nicht.

Die Online-Terminbuchung wird in der Regel nur für bestimmte Dienstleistungen wie Kontrolltermine und Termine zur PZR verwendet. Individuelle Termine für Therapiebehandlungen werden weiterhin in der Praxis, per Email oder auch telefonisch vergeben, da hier sowohl der Zeitbedarf als auch der Abstand zur letzten Behandlung individuell festgelegt werden müssen.

Aber auch bei einem Termin zur PZR bedarf es Individualität bezüglich der Länge des Termins. Die Anzahl der Zähne, Krankheitsrisiko und die Qualität der individuellen Mundhygiene erfordern unterschiedlichen zeitlichen Aufwand. Für eine effektive Terminplanung ist es daher obligatorisch, dass in den Stammdaten der Buchungs-Software den Patienten auf sie abgestimmte Leistungen zugeordnet werden können. Wenn ein Patient dann den Service „professionelle Zahnreinigung“ auswählt, weiß das Programm, wieviel Zeit bei diesem Patient reserviert werden muss. Diese Einstellungen werden im Rahmen einer einmaligen Registrierung der Patienten vorgenommen. Erst nach der Registrierung können die Patienten die Leistung „PZR“ buchen. Natürlich kann diese Einstellung jederzeit angepasst werden.

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